Gegevensverwerking

Ramirez BV ontwikkelt en beheert Hillmond. Wie in de bètafase zelf een dossier aanlevert, doet dat bij Ramirez BV als verwerkingsverantwoordelijke.

Zet een organisatie Hillmond in voor haar eigen aanvragers of adviseurs, dan is die organisatie verwerkingsverantwoordelijke en treedt Ramirez BV op als verwerker. Daarvoor is een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) beschikbaar.

• Dossierinhoud: de aanmeldingstemplate, de pitch en het document over aandeelhouderschap. Die bevatten doorgaans persoonsgegevens van de starters: namen, rollen, aandeelhouderschap en leeftijd.
• E-mailadres: alleen als u het zelf opgeeft, om te melden dat het rapport klaar is.
• Gebeurtenissenlogboek: wanneer een dossier is ontvangen, verwerkt, bekeken of gedownload, en door welke organisatie. Zonder e-mailadres, zonder IP-adres.

Er worden geen persoonlijke accounts aangemaakt: toegang loopt via één code per organisatie. Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens gevraagd. Lever geen gegevens aan die niet in het dossier thuishoren.

Eén doel: een voorbereidend rapport opstellen over het aangeleverde dossier. De gegevens worden voor niets anders gebruikt: niet voor marketing, niet voor profilering, niet om modellen te trainen.

Grondslag: de uitvoering van de dienst waarom de gebruiker vraagt (art. 6.1.b AVG). Zet een organisatie Hillmond in, dan bepaalt die organisatie de grondslag.

De dossierinhoud wordt in de EU opgeslagen. De analyse loopt via het EU-endpoint van OpenRouter; per aanvraag wordt gelogd dat de dataregio EU is.

Ramirez BV en OpenRouter, Inc. ondertekenden op 28 september 2026 de Data Processing Agreement van OpenRouter. OpenRouter treedt daarin op als verwerker. Het ondertekende exemplaar is op aanvraag beschikbaar.

• Zero data retention (art. 2.d): invoer en uitvoer worden gewist na het antwoord, behalve wat de wet vereist of misbruikbestrijding vraagt.
• Subverwerkers (art. 5): lijst op trust.openrouter.ai; nieuwe subverwerkers 30 dagen vooraf gemeld, met recht van bezwaar.
• Beveiligingsincidenten (art. 7): melding binnen 72 uur.
• Verzoeken van overheden (art. 8): melding aan Ramirez BV, tenzij wettelijk verboden.
• Doorgifte (art. 13): modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, module 2, Iers recht.
• Verwijdering op verzoek (bijlage 2): binnen 30 werkdagen, ook uit back-ups.
• EU-only (Exhibit A): dossierinhoud via het EU-endpoint wordt uitsluitend in de EU/EER verwerkt, niet gebruikt voor training en alleen naar aanbieders in de EU gestuurd. De bijlage is opgenomen in de ondertekende overeenkomst. De DPA met OpenRouter is ondertekend. Schriftelijke bevestiging van de EU-only-keuze op ons account is gevraagd.

Twee kanttekeningen uit die overeenkomst. Accountgegevens, facturatie en beveiligingslogs van OpenRouter zelf kunnen buiten de EU verwerkt worden; dossierinhoud valt daar niet onder. En vóór het wissen mag OpenRouter invoer en uitvoer automatisch controleren op misbruik; daarbij wordt niets bewaard.

De inhoudelijke analyse gebruikt Claude-taalmodellen van Anthropic. Hillmond roept ze aan via het EU-endpoint van OpenRouter (eu.openrouter.ai): elk verzoek wordt in de EU ontsleuteld en verwerkt, en uitgevoerd door Google Vertex AI in de EU.

• Zero data retention is afgedwongen: geen van de partijen in de keten bewaart invoer of uitvoer.
• Geen training op dossiers, geen logging van invoer of uitvoer bij OpenRouter. Per aanvraag legt OpenRouter enkel metadata vast: model, uitvoerder, dataregio, tokens en kost, geen inhoud.
• Gecontroleerd op 28 september 2026: verwerking via Google Vertex AI, dataregio EU, beleid "no data training".
• Anthropic, de maker van het model, heeft geen toegang tot wat via Vertex verwerkt wordt.

Geen geautomatiseerde besluitvorming (art. 22 AVG). Hillmond geeft geen score en geen oordeel over steunbaarheid; een mens beslist. Elk rapport vermeldt dat het AI-ondersteund is en met welke kader- en pipelineversies het gemaakt werd.

Verwijdering van een dossier kan op verzoek, via het contactadres onder punt 9.

• TLS met HSTS; strikte Content-Security-Policy, niet in een frame te laden
• Rapport bereikbaar via een willekeurige sleutel van 128 bit, nooit in browser- of proxycache
• Database alleen bereikbaar via het interne netwerk van de host
• Beheer afgeschermd met een token; elke inzage en download gelogd
• Upload desgewenst beperkt tot houders van een toegangscode

Hillmond plaatst één functionele cookie: de sessie na aanmelding met de toegangscode van uw organisatie (HttpOnly, 30 dagen, bij afmelden gewist). Die is strikt noodzakelijk en vraagt geen toestemming. Geen tracking- of advertentiecookies. Bezoekstatistiek loopt via Plausible, zonder cookies en zonder persoonsgegevens; het dossier-id in de adresbalk wordt vervangen vóór er iets vertrekt. Op het beheerscherm staat statistiek uit. Lettertypes worden van de eigen server geladen: er gaan geen verzoeken naar Google.

U hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking en bezwaar. Contact: kwinten@esmond.be.

U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Ramirez BV · BE 1039.976.194